Procedimiento Pago de Nómina 

Proceso

1. Singular envía a ASPASA el día 25 del mes en curso, en caso de ser fin de semana se hará el lunes más próximo a ese día.
2. Este listado tiene varias partidas que se detallan en este otro procedimiento.
3. ASPASA envía a Singular el listado de nóminas en un PDF único + el fichero con las órdenes de pago en formato XML.  Este fichero tendrá como título Nóminas AAAA-MM.pdf siendo AAAA el año y MM el mes. Ejemplo: Si es enero del 2024 será Nóminas 2024-01 y se incluirá el número 0 en la nomenclatura. ASPASA tiene dos opciones para subir las nóminas:
4. 1. Enviará el email [email protected].
   2. Subirá a esta URL tokenizada. ​
5. Odoo genera automáticamente una actividad asociada a estos ficheros para el responsable de Singular. Esta actividad incluye:
6. 1. Pago de las nóminas.
   2. Etiquetado de las mismas en Odoo Documents con sus correspondientes etiquetas.
7. El responsable de Singular subirá manualmente el XML (orden de adeudo) al banco para proceder a su pago. Esto debe de quedar hecho el día 28 del mes. En caso de ser fin de semana se hará el viernes más próximo al día 28.
8. Un usuario con firma en el banco firmará la orden de pago.
9. ASPASA enviará a los empleados que lo soliciten la nómina individual a su correo personal. (ASPASA ha solicitado previamente este correo personal a los empleados para el envío. Singular ha incluido el facilitar esta información como parte de plan de onboarding.

Recursos

Mail de Ejemplo

Asunto: Singular: Nominas 2024-08

CC: Carlos Pascual Adell <[email protected]>, Rodrigo González Pulido <[email protected]>

Responsables

• Singular: Carlos Pascual será el responsable de procesar internamente las nóminas.
• ASPASA: Paula Olga será la responsable de generar y enviar las nóminas.

Notas

Re: Nóminas Febrero 2025

@Paula, disculpa que están siendo unas semanas muy complicadas de trabajo y nos está costando llevarlo todo al día. Te agradecemos estos recordatorios y me disculpo en nombre de todos de nuevo.

Mis comentarios y reflexiones.

• @Rodrigo, cuando he ido a revisar no he encontrado los documentos de nóminas en la carpeta de Documents.
• • Antes de hacer pagos o gestiones relacionadas con impuestos o nóminas tenemos que archivar en Documents para tener un control.
  • En concreto hay que subir los ficheros (REMESA, XML y NOMINAS) a Odoo a la carpeta RRHH/NOMINA y etiquetarlo. 
  • Si lo puedes hacer tu (@Rodrigo) te lo agradezco. Mi idea es que esto lo haga quien gestione la nómina (administrativo) pero, de momento, creo que es bueno que conozcas el proceso y como tagguearlo. Antes lo subía Paula enviando un email y yo lo etiquetaba pero quité el acceso directo de subida de ficheros por el problema de seguridad que tuvimos. Más adelante lo retomamos…
• @Paula, entiendo que deberíamos de haber abonado varios finiquitos y no hemos hecho.
• • ¿Entiendo que es el finiquito de Jose y Pablo? He tratado de localizar el email pero no lo encuentro. ¿Con Yamil lo tenemos bien?
  • @Paula, si me puedes enviar en este email la remesa y pdf de los finiquitos con la información de la terminación de estos contratos te lo agradezco. Con eso lo archivo y me aseguro que lo tengáis bien.
  • ¿Tenemos que firmar contratos nuevos?
• @Paula, entiendo que en la nómina de este mes hemos pagado a Jose unos días de más. Ya nos dirás como debemos de arreglarlo o si debemos de pedirle a él que nos devuelva una cantidad. No hay problema con esto.
• @Rodrigo, visto la carga que tenemos en términos de gestión, y lo que mareamos a Paula, creo que debemos de simplificar:
• • Plantearnos el pasar a un modelo de incentivos semestral en lugar de trimestral.
  • Si queremos ir adelantando los incentivos podemos poner un concepto fijo en nómina (10 % del bruto) y luego regularizar a los 6 meses.
  • El objetivo es tener una nómina estándar que Paula pueda copiar y pegar. El estar todos los meses calculando es un problema.
  • Creo que es injusto tambien por nuestra parte el complicar el proceso tanto. Al final la cuota de nóminas que nos factura ASPASA es pequeña y solo, con todos estos cálculos, seguro que nos comemos su margen. @Paula, si tuvieseis que subirnos la cuota por favor no dudéis en decirnos.
• En mi tejado está también pendiente el enviar el certificado de retenciones a todos los empleados. Lo tengo apuntado.

En resumen y siempre que os parezca bien:

• Necesito dejar todo esto claro y os agradecería que todos los ficheros relevantes de los último mes y medio (Yamil, Jose, Pablo) y cualquier otra cosa que haya cambiado me los envíes aquí para documentarlo y validar que está correctamente sincronizado en nuestros sistemas. Yo me encargo de esto.
• @Rodrigo sube ficheros de esta nómina, remesa y xml a Odoo.
• Vamos a dejar la nómina fija de momento de acuerdo a unos criterios y acordamos la directriz de que si no hemos dicho nada el día 25 del mes las nóminas salen como estén iguales al mes pasado.
• Para fijar esas nóminas calculamos incentivo del 10% fijo y complemento de responsabilidad también fijo. Yo me encargo de fijar esto y dejarlo fijo.
• Lo único que comunicamos con tiempo es la potencial subida salarial.

@Paula, no se si Rodrigo te lo ha contado pero te comparto dos temas que creo que es importante que tengas el contexto. 

• Incentivo Jesús: [CONFIDENCIAL]
• Subida salarial: Tenemos toda nuestra pirámide salarial indexada al SMI. La subida nos ha afectado mucho este año. No tenemos claro todavía el criterio pero tenemos que decidir más adelante si debemos de acompasar las subidas con la Inflación o el SMI. @Rodrigo, verás que en muchos documentos tengo puesto SME. Esto es un error por mi parte de terminología…